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모두 그런 것은 아니지만, 몇몇 고객들은 컨설팅을 무엇 때문에 받아야 하는지 목적을 명확히 정하지 않는 상태에서 컨설팅을 의뢰하곤 합니다. 그 어떤 프로젝트보다 이런 고객사의 컨설팅이 제일 어렵습니다.
컨설팅 프로젝트가 성공하기 위한 요소 중 첫째는 뭐니뭐니해도 ‘왜 우리가 컨설팅을 받아야 하는지’, ‘그 결과로 무엇을 얻고자 하는지’를 초기에 분명히 하는 것입니다. 제아무리 뛰어난 컨설턴트가 와서 자문하더라도 고객담당자가 갈피를 못 잡고 헤맨다면, 컨설팅 목적만을 잡는데 프로젝트 기간의 절반 이상을 하릴없이 보낼 수밖에 없지요.
(지난 주말에 청계산에 올랐습니다. 공기가 상쾌했지요)
컨설팅 목적 수립은 제안요청서(RFP, Request for Proposal)를 제대로 작성하는 것에서 시작됩니다. 제안요청서란, 컨설팅을 받고자 하는 목적과 기대효과, 예상산출물, 일정, 예산범위, 기타 컨설팅 수행조건 등을 명시한 문서로서, 컨설팅사에 의뢰를 하기 전에 필수적으로 작성돼야 합니다.
컨설팅 의뢰 경험이 많은 기업은 제안요청서를 잘 활용하지만 아직까지 상당수의 고객들이 제안요청서를 통해 의뢰를 해 오지 않습니다. 한 장이지만 대략적이나마 제안 요청 내용을 작성해 보내오는 경우는 그나마 낫습니다. 단 한번의 전화 통화나 이메일로 제안서를 요청해 오는 고객들이 의외로 많죠. 심지어는 직접 컨택하지 않고 제3삼자의 입을 통해 제안을 요청하는 경우도 있습니다.
솔직히 말해, 그런 회사들에게서는 뭔가 감추고 있는 듯한 인상을 받습니다. 기안문서를 작성하기가 어려워서 컨설팅업체의 제안서를 받아만 보는 경우도 제법 많기 때문입니다.
짧든 길든 제안요청서는 반드시 컨설팅 의뢰 전에 작성해야 합니다. 제안요청서가 준비되지 않거나 부실하다면 엉뚱한 방향의 제안서가 제출될지 모르며, 이를 시정하기 위해 귀중한 시간이 소모된다든지, 고객과 컨설팅사가 컨설팅 목적과 방향에 대해 서로 다른 생각을 가지게 돼 나중에 갈등의 원인이 될 수 있습니다.
제안요청서는 여러 가지 포맷이 있지만, 포함되어야 할 기본적인 사항은 다음과 같습니다.
간단한 제안요청서의 목차
1. 컨설팅 추진 배경
(컨설팅을 의뢰한 근거, 과정 등을 기술)
2. 컨설팅 목적 및 기대효과
(컨설팅에 기대하는 금전적/비금전적 효과를 서술)
3. 컨설팅 산출물
(최종보고서에 들어갈 구체적인 결과물을 명기)
4. 컨설팅 수행기간 및 일정
(중간보고, 최종보고 등 이벤트에 대한 실시시점도 명기)
5. 컨설팅 예산
(대략적인 범위로 제시. 부가가치세 포함인지 불포함인지 명기)
6. 제안서 요청사항
(제안서에 포함돼야 할 내용, 제출 기일/방법/형태 등)
(제안서 제출 이후의 제안발표(Presentation) 일정도 기술)
7. 기타 요구조건
(참여 컨설턴트의 조건, 프로젝트 수행시 주의사항 등)
제안요청서를 작성하는 일은 컨설팅 프로젝트의 첫 단추를 꿰는 일입니다. 구두로 "제안서 한번 내주시죠."라고 간단히 말해서는 안 될 일입니다. 이 점을 필히 염두에 두기 바랍니다. ^^
혹시 제안요청서 없이 제안을 요청한 적이 있던가요? 그 프로젝트는 성공적이었나요?
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