혹시 여러분의 조직에서는 회의에 몇 분 늦는 것쯤은 다들 대수롭지 않게 여기는 분위기인가요? 10시에 하기로 했던 회의가 10시 10분에 시작되어도 충분히 이해할 만하고 회의 결과에는 별 영향을 받지 않으리라 생각합니까? 하지만 지각 참석자 때문에 다른 이들이 ‘아무것도 안 하고 그냥 흘려보낸’ 비생산적인 시간을 생각한다면, 회의 지각에 대해서 다시 생각해야 합니다.
그런데 이보다 더 큰 문제가 있습니다. 조셉 앨런(Joseph A. Allen)은 지각이 회의에 대한 참석자들의 만족도를 떨어뜨릴 뿐만 아니라 회의 성과물의 질도 떨어뜨린다고 말합니다. 그는 78명의 학부생들을 6명씩 회의에 불러 놓고 대학의 교육 커리큘럼을 개선하기 위한 아이디어를 논의하도록 했습니다.
앨런은 1명의 공모자를 고용하여 3가지의 실험 조건을 설정했는데요, 첫 번째는 공모자가 정시에 회의실에 도착하여 논의를 바로 시작하는 조건이었고, 두 번째는 공모자가 5분 지각하는 조건이었으며, 세 번째는 10분 늦게 회의실에 입실하는 조건이었습니다.
예상한 바와 같이, 지각자가 아무도 없었던 첫 번째 조건일 때 회의에 대한 만족도가 가장 높았고(5점 만점의 3.3점), 지각자가 10분 늦게 도착했던 세 번째 조건일 때 만족도가 가장 낮았습니다(2.94점). 회의의 결과가 얼마나 효과적이었냐는 질문에도 동일한 패턴의 결과가 나왔죠.
앨런은 또다른 실험을 진행했는데요, 이번에는 270명의 참가자를 모집하여 회의에 누군가가 5분 지각하는 조건과 10분 지각하는 조건에 할당했습니다. 그랬더니 10분 지각자 그룹에 속한 참가자들의 소통에서 부정적인 면이 자주 발견되었어요.
누군가의 말을 중간에서 자른다든지, ‘지금 네가 하는 소리가 뭔지 너도 모르지?’라며 무안을 준다든지, 서로 속삭이면서 비아냥거린다든지, 회의에 집중하지 않고 ‘지방 방송’ 틀어놓고 몇몇이서 떠든다든지 등의 행동이 10분 지각자 그룹에서 빈번하게 나타났습니다. 그렇다면 회의의 결과물은 어땠을까요? 아이디어의 양, 아이디어의 질, 아이디어의 실현가능성을 측정하자 10분 지각자 그룹의 수준이 제일 낮았습니다.
우리가 회의를 잘하기 위한 여러 가지 룰을 준수하려 애쓰더라도 지각자가 한두 명 생기면 와르르 무너져 버립니다. 회의 주최자는 지각하는 사람이 없도록 하는 데 최선을 다해야 합니다. 그리고 회의 시작 시간이 됐는데도 오지 않은 사람이 있다면 그 사람 없이 바로 회의에 돌입해야 합니다. 그가 CEO이더라도 말입니다. 회의 문화 정착에 고위직이 예외여서는 안 되니까요.
* 참고논문
Allen, J. A., Lehmann-Willenbrock, N., & Rogelberg, S. G. (2018). Let's get this meeting started: Meeting lateness and actual meeting outcomes. Journal of Organizational Behavior, 39(8), 1008-1021.
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