스마트(SMART)하게 일 잘하는 법

모 컨설팅 회사는 컨설팅 프로젝트에 들어가면 밤 12시까지 일하는 것을 불문율로 할 만큼 일을 시킨다고 하더군요. 밤 10시 이전에 퇴근하는지 안 하는지 체크까지 한다고 합니다.  듣기만 해도 질리지 않을 수 없습니다. 그리고 '그렇게 늦게까지 일하는 이유가 뭘까?'란 생각이 들었습니다.

밤 12시까지 책상에 앉아 있는다고 좋은 아이디어가 떠오를까요? 다음날 맑은 정신으로 일하는 게 생산성을 위해 더 낫지 않을까요? 그렇게 야근을 당연시하는 이유는 예상컨대 다음 중 하나겠죠.

1) 고객과 PM이 일을 엄청나게 시켜서

2) 고객에게 잘 보이기(show-off) 위해서

3) 야근 사이클이 몸에 익어서 낮엔 일이 잘 안 되기 때문에

저마다의 사정이야 어떻든 밤 12시까지 일하는 것은 자신에게도, 가족에게도 좋지 않습니다. 제가 일을 잘하는 사람은 아니지만, 낮에 집중하면 그날 수행할 일은 충분히 일과시간 내에 끝낼 수 있다고 생각합니다. 일과시간 이후는 자기 자신이나 가족을 위해 투자하는 생활이 고단한 사회생활을 건강하게 보낼 수 있는 방법입니다.

그렇다면 어떻게 일하면 좋을까요? 여기에 일을 잘하기 위한 원칙 5가지를 소개해 봅니다. 앞글자를 따면 SMART가 되는 군요. 그래서 SMART하게 일하는 법이라고 기억해 두면 좋겠습니다. ^^

Single-Tasking

한번에 한 가지 일만 집중해야 합니다. 여러 가지 일을 한꺼번에 벌여 놓고 concurrent하게 일하는 multi-tasking 방식의 업무 태도는 겉으로 보기엔 일을 열심히, 굉장히 많이 하는 것처럼 보이지만 어느 것 하나 제대로 끝내지 못하고 서로 '간섭'하기 때문에 좋은 품질의 결과물이 나오기 어렵습니다.

멀티 태스킹은 허구하는 사실이 신경심리학 연구로 밝혀졌습니다. '한번에 한 가지 일'만 하십시오. 중간에 다른 일이 생기면 그것의 중요성과 시급성을 판단해서 지금 하고 있는 일을 계속할지 아니면 나중에 할지 결정하십시오. 그리고 우선순위가 정해지고 나면 절대로 우선순위를 바꾸지 말고 하나의 일을 완벽히 끝내기 바랍니다.

Minimizing

일 욕심이 과한 사람들은 다른 이들에게 자신이 일을 많이 했음을 보여주려는 생각에 '양을 늘리는' 데 집착하는 경향을 보입니다.  일 못하는 사람일수록 군더더기가 덕지덕지 붙은 결과를 만드느라 밤을 지새웁니다. 그래야 인정을 받는다고 생각하기 때문이죠.

업무의 핵심이 무엇이 되어야 하는가를 고민하고, 일하는 과정을 슬림하게 만들 방법을 궁리하십시오. 간결하게 일의 결과를 정리하는 데 초점을 맞추면 야근할 필요가 전혀 없습니다. 일이 범위가 넓으면 작게 나눈 후에 하나씩 '격파'하는 방법으로 미니마이즈하기 바랍니다.

또한 다른 사람이 시킨 일이라 해도 그 범위를 다 받을 것이 아니라, 어떻게 하면 일의 양을 효과적으로 줄이고도 원하는 아웃풋을 얻을 수 있을지 그 사람과 논의해서 일의 '고갱이'만 수행하는 게 서로에게 좋겠지요.

Activity-Listing

최소화(minimized)된 일의 과정과 결과물이 결정되면, 그것을 어떤 절차대로 진행할지 세부적인 행동(activity) 목록을 기록하는 게 좋습니다. 여행을 계획할 때 "이런 루트를 따라 가야겠다"라고 계획은 잘 세우면서도 업무를 시작할 때 그렇게 하지 않는 사람들이 의외로 많습니다.

저는 일을 시작할 때 To-Do List를 만들어서 하나씩 지워가며 일을 진행하는데, 지우는 재미가 빚을 청산하는 것처럼 후련함을 느낍니다. 그게 일의 종착점에 빨리 다다르게 만드는 지름길이라서 그런가 봅니다. Activity List를 적어 놓으면 길을 잃지 않고 어디쯤 와 있는지 파악할 수도 있고 더 빠른 길을 찾을 기회도 얻게 됩니다.

Resource-Concentrating

일과시간엔 일에만 집중해야 합니다. 직원들의 하루 일과를 관찰하면 대략 이렇습니다. 오전엔 커피 마시고 동료와 이야기하면서 얼렁뚱땅 시간을 흘려보냅니다. 지난 밤에 야근을 했기 때문에 피곤한 탓도 있습니다. 점심을 먹고나면 식곤증 때문에 2시나 3시까지는 일에 능률이 오르지 않습니다.

3시가 지나고 공복 상태가 되어야 그제서야 일이 손에 붙습니다. 그런데 일이 좀 되는가 싶으면 6시가 지나고 저녁을 먹고 돌아와 밤 늦게까지 일을 해야 합니다. 악순환이 되는 거죠. 모든 직원들이 다 그런 것은 아니지만 제법 많은 직원들이 이런 패턴으로 일을 합니다.

이런 업무 습관이 업무 흐름에 병목과 지체를 야기합니다. 고속도로에서 하나의 차가 사고를 내면 그 뒤로 수 Km의 정체가 발생합니다. 머리를 식히기 위해 인터넷을 본다는지, 동료들과 잡담을 나누는 게 필요하지만 그것에 필요 이상으로 빠지면, 뒤에 해야 할 일이 눈덩이처럼 불어나 버립니다. 여러분 자신과 시간은 일을 하기 위한 '자원(resource)'이죠. 일할 때는 일에만 여러분의 자원을 집중시키기 바랍니다.

Time-Managing

하나의 업무를 시작할 때마다 언제까지 그것을 완료할지 명확하게 설정해야 합니다. "그냥 한번 해보자. 어떻게든 끝나겠지"라고 생각하면 밤 12시가 넘어가도, 일주일이 지나가도 일이 완료되기 힘듭니다. 자신에게 데드 라인을 설정하고 일에 집중하다 보면 퇴근 시간이나 금요일이 다 되기도 전에 일이 끝나 있음을 발견하게 될 겁니다.

일이 주어질 대마다 그것에 투여할 시간의 등급을 매기세요. 1시간짜리, 하루 짜리, 3일 짜리... 이런 식으로 정해 놓으면 곳간에 쌀가마니가 쌓이듯이 일이 차곡차곡 진행된다는 느낌이 들 겁니다.

또 하나 중요한 포인트는 절대로 '미루지 말라'는 것입니다. 많은 사람들이 데드라인 근처에 다다르고 나서야 부랴부랴 일을 시작합니다. 가령 10일의 시간이 주어지면 8일까지는 놀거나 다른 일을 하다가 9일째에 이르러서 일을 시작하죠. 

어떤 사람들은 데드라인 근처에서 일을 시작하면 일에 잘 집중할 수 있어서 일이 잘 된다고 생각합니다. 그러나 그것은 그냥 '기분이 그런 것'입니다. 착각이죠. 시간에 쫓겨 내놓은 아웃풋의 퀄러티가 좋은 걸 본 적이 별로 없습니다. "시간을 좀더 주면 더 잘 할 수 있을 텐데..."라고 변명하는 경우가 많지요. 일이 주어지면 기한이 얼마이건 간에 초기에 바로바로 끝내는 게 일 잘하는 방법입니다. 천천히 '퇴고'할 시간을 확보할 수 있기 때문입니다.

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'물리적으로 일을 엄청나게 시키는데 야근을 안 할 수 없다'는 분들도 있으리라 생각되네요. 물론 그런 경우도 있지만, 매번 일에 허덕인다면 자신에게 문제는 없는지 먼저 되볼아보면 좋겠습니다.

이 글의 내용은 읽어 보면 다 아는 것일지 모르지만, "SMART하게 일하는 법" 역시 실천이 중요합니다. 성공한 사람과 그렇지 않은 사람의 차이는 '아는 것'의 차이가 아니라 '행동하는 것'의 차이인 것과 같습니다. 이 글을 읽는 여러분은 하나라도 자신에 맞는 방법을 찾아 실천에 옮겨 보기 바랍니다.

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