회의의 대표적 문제, 어떻게 해결할까?

많은 이들이 하루종일 회의를 하느라 정작 일 할 시간이 없다는 소리를 합니다. 회의가 시간을 낭비할 뿐이라는 불평도 많죠. 샐러리닷컴(Salary.com)에 따르면 미국 직장인들 중 47%가 회의를 가장 쓸데없는 시간이라고 답했습니다. 우리나라의 경우 한국생산성본부의 조사에 따르면 일주일에 5번 이상 회의에 참석한다는 대답이 23%에 달했고 한 번 회의를 하면 1시간 넘게 진행된다는 응답이 42%나 됐죠.

이런 문제를 해결하기 위해 많은 기업들이 여러 가지 방법을 실행하고 있지만, 여전히 회의가 생산성에 오히려 발목을 잡는 게 현실입니다. 그렇다면 어떻게 해야 할까요? 

 

<Meetings Matter>의 저자 폴 액스텔(Paul Axtell)은 직원들이 회의의 대해 가지고 있는 불만을 정리하고 각각에 대해 해결책을 마련해 실행해야 한다고 조언합니다. 그가 제시하는 ‘회의에 대한 대표적 불만 5가지’가 그 해결책을 알아보겠습니다.

1. 한두 사람이 대화를 지배하고 나머지는 꿀먹은 벙어리가 된다.
(해결책) 회의 시작 전에 참석자들에게 이슈에 대한 적극적인 의견 개진을 강조해야 합니다. 그리고 회의를 진행할 때는 각자 의견을 충분히 제시하도록 경청하는 자세가 필요합니다. 누군가가 대화를 독점하려 들면 즉각적으로, 하지만 부드럽게 제지해야 하죠. 또한 누군가가 중간에 말을 자르는 바람에 끝까지 말을 하지 못한 참석자가 있다면 기억해 두었다가 그가 이어서 발언할 수 있도록 배려해야 합니다. 또한 회의가 끝나고 나서는 대화를 독점했던 참석자에게 부드럽게 경고하는 일도 잊지 말아야 하죠.

2. 상사가 회의를 효과적으로 이끌지 못한다.
(해결책) 상사에게 회의의 아젠다를 구체적으로 만들어 제시하세요. 또한, 참석자들에게 회의의 결과물이 무엇이 되어야 하는지 미리 알려야 합니다. 꼭 상사가 회의를 진행할 필요는 없어요. 해당 주제를 가장 잘 알고 평소 회의 진행에 능한 사람에게 좌장의 역할을 맡기는 것이 좋습니다.

3. 대부분의 회의가 이메일로도 충분한 정보전달에 그친다.
(해결책) 90분 회의에 10분 정도를 정보 전달에 사용한다면 별 문제가 아니지만 90분 내내 일방적인 정보 전달만 이루어진다면 상사에게 이를 문제로 인식하게 해야 합니다. 매주 단위로 어떤 주제로 이야기를 나눠야 하는지, 무엇이 시급한 문제는 무엇인지, 무엇을 배워야 하는지 등을 정리하는 시간을 가지세요. 이런 질문들이 진정한 문제 해결의 시간으로 회의가 이루어지도록 만들어 줍니다.

4. 휴대폰과 노트북PC를 들여다 보느라 아무도 회의에 집중하지 않는다.
(해결책) 상급자들부터 모범을 보일 필요가 있습니다. 그들이 딴짓을 하게 되면 ‘이 회의는 별로 중요하지 않다’는 강력한 신호를 참석자들에게 전하겠죠. ‘나도 딴짓을 해도 괜찮구나’라고 생각하게 만듭니다. 회의 시작 전에 참석자들에게 테이블 위에 놓인 휴대폰과 PC를 치워 달라고 부드럽게 요청하세요. 중요한 회의라면 휴대폰 전원을 꺼 달라고도 해야 합니다. 다시 말하지만, 상급자부터 솔선해야 합니다.

5. 회의를 해도 개선되는 게 없어 매번 같은 내용으로 회의한다.
(해결책) 회의가 끝날 무렵에 앞으로 어떤 과업을 수행해야 하는지 구체적으로 정리해야 하고 그것을 회의 종료 후에 즉각 이메일로 보내야 합니다. 또한 누가 그 과업을 팔로우업할 것인지도 정해야 하죠. 적어도 다음 회의 때까지 이전 회의에서 결정한 과업이 85퍼센트 정도 완료되어야 합니다.

*참고자료
Paul Axtell, 5 Common Complaints About Meetings and What to Do About Them, HBR, June 04, 2018.

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