'회의 없는 날'을 만들어야 하는 이유

제 경험상 회의실 예약이 꽉찬 조직일수록 일이 잘 진척된다기보다 난항에 빠지거나 지연되는 경우가 많았습니다. 그도 그럴것이, 뭐가 잘 안 되니까 줄창 회의를 통해 문제를 해결해 보려는 것일 테고, 실무를 수행하는 데 힘을 쓰기보다 책임지지 않으려는 의도로 앞에서 감놔라배놔라 하는 일에만 집중하기 때문입니다. 회의가 많을수록 조직의 생산성은 저하된다는 점은 이미 여러분도 체감하는 바일 겁니다. 일만 좀 하려고 하면 “회의하러 갑시다!”, “회의실로 집합!”이라는 소리에 짜증이 날 겁니다. ‘내가 꼭 참석 안 해도 되는 회의’에도 불려가는 일도 허다하죠.

 

그렇다면 어떻게 해야 회의 시간을 좀 줄일 수 있을까요? 여러 방법이 있지만, 오늘은 그 중 한 가지를 말씀 드리겠습니다. 그것은 바로 '회의 없는 날'을 운영하는 것입니다. 적어도 그날 만큼은 ‘마음껏’ 업무에 집중할 수 있는 안전함을 직원들에게 주자는 방법인데요. “오늘은 절대 회의를 하지 말아야 한다. 일대일 회의도 마찬가지다. 회의실을 아예 잠궈 버리겠다.”라는 조치를 취해 보면 어떨까요? 긍정적 효과가 정말 있을까요? 물론입니다. 그것도 아주 많이.

헨리(Henley) 경영대학원의 벤 레이커(Ben Laker) 등은 50개국에 걸쳐 1,000명 이상의 기업 76곳을 대상으로 조사를 실시했는데요, 그 기업들은 각기 ‘회의없는 날’을 운영하는 곳이었습니다. 일주일에 1일을 그렇게 하는 기업부터 아예 5일 내내 회의를 못하게 막는 기업까지 다양했어요. 일주일에 2일을 회의없는 날로 운영하는 것이 평균이었습니다. 

레이커는 이 기업들의 HR 담당 임원과의 인터뷰, 직원 대상의 설문조사 등을 실시했는데요, 회의없는 날을 운영한 후로 각 기업이 여러 가지로 상당한 효과를 얻었음을 발견했습니다. 회의없는 날을 하루만 운영해도 자율성, 소통, 협력, 몰입, 생산성, 직원만족도 측면의 지표가 긍정적으로 변화했으니까요. 또한 마이크로 매니징이나 스트레스와 같은 부정적 지표는 줄어들었죠. 

레이커의 연구에 따르면, 회의 없는 날을 일주일에 3일 정도 운영하는 것이 가장 좋다고 합니다. 이를테면, 일주일의 시작인 월요일, 일주일을 마무리하는 금요일에만 회의를 하고, ‘화-수-목’엔 온전히 업무에 집중케 하는 게 가장 효과적이라는 것이죠.

체중 다이어트만큼이나 어려운 회의 다이어트, 이번에는 꼭 성공하길 바랍니다. 회의를 줄이고 일할 시간을 직원들에게 돌려주어야 합니다. 그래야 성과를 낼 테니까요.

*참고논문: Laker, B., Pereira, V., Budhwar, P., & Malik, A. (2022). The surprising impact of meeting-free days. MIT Sloan Management Review.


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