가치 있는 회의인지 아닌지 판별하는 방법

많은 조직 구성원들이 회의에 큰 불만을 가지고 있습니다. 어느 조사에 따르면 67%의 응답자들은 회의가 집중력을 저하시키고 생산성 역시 떨어뜨린다고 답했다고 합니다. 회의를 하지 않아도 되는데 할당된 회의시간을 채우기 위해서 쓸데없이 회의를 계속하는, 황당한 경우가 비일비재하다고 많은 이들이 고백합니다.  

 

이렇게 쓸데없이 소모되는 회의를 줄이기 위해서 어떤 방법을 써야 할까요? 그럴려면 먼저 '이 회의가 과연 가치가 있는가?'라고 물어야 합니다. 심리학자인 애덤 그랜트는 회의가 가치가 있으려면 다음과 같은 4가지 조건 중에서 하나 이상을 충족시켜야 한다고 조언합니다. 여러분 조직에서 벌어지는 각종 회의가 과연 이 조건들을 만족하는지 곰곰이 생각해 보세요.

1. 배움을 위한 회의: 참석자들이 습득해야 할 만한 귀중한 지식이 있다면 그 회의는 매우 가치가 있어요. 예를 들어 가장 경험이 많고 성공적인 성과를 내는 영업 담당자가 자신의 영업 전략을 공유하는 회의라면 매우 가치 있는 시간이겠죠? 배움을 위한 회의는 가능한 한 대화와 토론이 많아야 합니다.

2. 결정을 위한 회의: 여럿이 함께 결정을 내리는, 유일하면서 효과적인 방법이 바로 회의입니다. 이런 회의라면 가치가 큰데요, 단 효과적으로 진행되려면 참석자 모두의 의견과 관점이 존중되어야 하고, 그런 여러 의견이 결정의 질 향상에 기여한다고 인식해야 합니다. 하지만 이미 내정된 결정에 대해 의견을 구하는 척하는 회의는 바람직하지 않아요.

3. 함께 실행하기 위한 회의: 여러 사람들과의 협력을 통해 진행해야 하는 일들이 많습니다. 새로운 마케팅 캠페인을 시작하거나 비즈니스 문제에 대한 해결책을 마련해야 할 때 회의를 개최하는 것은 가치가 있습니다.

4. 관계 형성을 위한 회의: 어떤 회의든지 관계를 구축하거나 강화한다는 목표를 가지고 있어야 합니다. 그렇지 않다면 불필요한 만남이 될 수밖에 없죠. 관계 형성은 모든 회의의 디폴트 조건입니다. 

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