주간 임원회의를 하려면 비용이 얼마나 들까?

거의 대부분의 기업들이 매주 단위로 임원회의를 합니다. 보통 월요일 아침 일찍 하곤 하죠. 그런데 이 임원회의를 하기 위해 소요되는 비용은 1년에 얼마나 될까요? CEO가 주재하는 임원회의를 진행하려면, 각 사업부(혹은 부문)에서 임원들은 팀장들을 모아놓고서 임원회의 진행을 위한 팀장회의를 해야 합니다. 또한, 사업부(혹은 부문) 아래에 있는 팀들은 팀원들을 모아놓고서 팀장회의 진행을 위한 팀 회의를 해야 하죠. '상급 회의'를 준비하기 위해서 '하급 회의'를 진행해야만 하는 것입니다.

출처: proplibrary.com

이러한 '물결 효과(Ripple Effect, 돌멩이 하나를 던지면 물결이 사방으로 퍼져가듯, 조그만한 일이 일파만파로 커지는 효과)'로 인한 회의시간과 그로 인한 비용은 회사 전체로 볼 때 막대합니다. 조금만 계산해 보면 금방 알 수 있죠. 

1년이 50주로 이루어져 있고, 임원이 10명이며, 사업부(혹은 부문) 내 팀장의 수가 평균 5명이며, 팀원의 수 역시 평균 5명이라고 가정할 경우(그리고 회의 시간은 각각 2시간 정도라고 가정하면), 그 비용은 무려 30억원 정도입니다. 회사마다 임원, 팀장, 팀원의 평균 시급이 다르기 때문에 결과가 다르게 나오겠지만, 대략 이 정도가 아닐까 추정됩니다. 아래는 스프레드시트로 만들어 본 계산 결과입니다.

이 계산에는 회의 결과를 보고서로 만들기 위한 작업시간과 그에 따른 비용은 감안하지 않았습니다. 또 팀내에서 비공식적으로 벌어지는 관련 회의도 산입하지 않았습니다. 그것까지 감안하면 30억원이 훨씬 넘을 겁니다(아마도 40~50억원?). 과연 이 정도의 돈을 쓸 만큼 'CEO가 주재하는 임원회의가' 필요한가요? 그만큼 유용한 의사결정이 그 회의에서 나오는지 되짚어 봐야 합니다. 

물론 회의는 필요합니다. 하지만 그저 정보공유를 위해(혹은 그냥 얼굴이나 보며 친목을 다지기 위해) 임직원들이 다른 생산적인 일에 쏟을 시간을 빼앗고 있는 것은 아닌지 살펴야 할 것입니다. 가능한 한 그런 회의는 줄이고 꼭 함께 모여서 의사결정이 필요할 때만 회의를 소집해야 하겠죠. 회의자료를 만들기 위해 일요일 오후에 나와야 하는 일도 없애야 할 겁니다.

아래에 excel 파일을 링크했으니, 여러분의 조직에서 'CEO가 주재하는 주례 임원회의'를 진행하는 데에 얼마나 많은 돈이 드는지 한번 계산해 보기 바랍니다.

회의 비용.xlsx