정보를 깨끗하게 관리하는 방법

[정보를 깨끗하게 관리하는 방법] 2013년 9월 17일(화)

1. 인퓨처컨설팅의 유정식 대표와 연결돼 있습니다. 오늘은 어떤 이야기를 해볼까?

우리는 하루에도 수백 수천 가지의 정보에 노출된 채 살고 있다. 직장에서 일을 할 때도 그렇고, 학교에서 공부할 때도 그렇다. 읽어야 하고, 알아둬야 할 정보가 너무 많다. 그래서 보통 ‘정보의 홍수’속에서 살고 있다고 말하는데, 인터넷이 일반화되고, 스마트폰이 생활 필수품이 되면서 정보의 홍수 현상은 더 심화됐다. 정보가 너무 많아서 오히려 좋은 정보가 사람들에게 도달되지 못하는 경우가 많은데, 오늘은 이런 정보의 홍수 속에 살면서, 어떻게 해야 그 많은 정보를 ‘깨끗하게’ 관리할 수 있는지 이야기해 보겠다.

2. 정보를 깨끗하게 관리하는 방법, 어떻게 하면 되는가?

정보를 깨끗하게 관리하기 위해서 가장 좋은 방법은 뭐라고 생각하는가? 바로 나에게 들어오는 정보를 최소한으로 줄이는 것이다. 물이 넘쳐 흐르지 못하게 둑을 만드는 것처럼, 나에게 마구 쏟아져 들어오는 정보를 줄여야만 정보를 간결하게 관리할 수 있는 것이다. 홍수처럼 들어오는 모든 정보를 다 관리할 수 있는 사람은 없다. 

정보가 너무나 많으면, 모든 정보를 다 알아야 한다는 불안감이 생긴다. 행여나 놓치는 게 있지 않나 생각되기 때문인데, 놓치는 정보는 나에게 필요없는 정보라고 생각하는 게 마음 편하다. 정보관리에서 가장 중요한 원칙은 들어오는 정보를 줄이고, ‘안 들어오는 정보’에 대해 미련을 갖지 말아야 한다는 것이다. 정보를 많이 끌어모으는 게 정보를 잘 관리하는 방법은 아니다. 일 못하는 사람일수록 많은 정보를 끌어 안고 있다.

3. 들어오는 정보를 줄여야 한다? 어떻게 해야 하는가?

들어오는 정보를 줄이려면, 차단을 잘 하면 되는데, 잘 차단하는 방법을 소개하겠다. 직장에서 정보가 가장 많이 들어오는 통로가 무엇일까? 바로 이메일이다. 이메일만 잘 관리해도 정보의 홍수에서 벗어날 수 있고, 좋은 정보를 제때 잘 활용할 수 있다. 사회자께서는 현재 받은 편지함에 이메일이 몇 개나 있나? 이메일을 잘 관리하는 사람들은 받은 편지함에 메일이 한 두 개밖에 없다. 그 ‘한 두 개’의 메일도 방금 도착한 이메일이다. 그러니까 받은 편지함을 볼 때 이메일이 들어와 있으면, 바로 읽고서, 중요하면 다른 곳에 보관하고, 중요하지 않으면 바로 삭제해야 한다.

어떤 사람은 받은 편지함이 꽉 차게 그냥 놔두는 사람이 있는데, 다시 열어보지도 않을 거면서 왜 그렇게 이메일을 쌓아두는지 모르겠다. 편지함이 꽉 차면, 누가 이메일로 파일을 보내면, 수신이 안 된다. 그러면 서로 전화 통화로 “왜 아직까지 안 보내냐”, “보냈는데 무슨 소리냐?”, “편지함 비워 뒀으니, 다시 파일을 보내 달라”....이렇게 확인하고 추가로 이야기하느라 소중한 시간이 흘러가버린다. 평소에 받은 편지함을 깨끗이 비워두는 게, 정보 관리의 중요한 첫걸음이다.

4. 그래도 이메일이 많이 들어오면 바로 읽고서 저장하거나 삭제하는 게 어렵지 않나?

그렇다. 이메일이 많이 안 들어오게 해야 한다. 사실 메일을 열어보면 아무런 쓸모가 없는 정크메일이나 스팸메일일 때가 많다. 방송통신위원회의 통계에 따르면, 하루에 평균 1~2통의 정크메일을 받는다고 한다. 그런 정크메일이 들어오지 않게 평소에 설정을 걸어두면, 정크메일을 읽느라 시간을 소모하지 않을 수 있다. 시간관리 전문가인 마이클 포르티노에 따르면, 평균적인 사람들의 경우, 일생동안 정크메일을 열어서 확인하는 데 쓰는 시간이 8개월이나 된다고 한다. 8개월의 시간을 줄이고 다른 곳에 쓰면 생산적인 결과를 얻을 수 있을 것이다. 요즘엔 스팸메일 차단 프로그램이 잘 되어 있으니까, 꼭 활용해서 귀중한 시간을 낭비하지 않으면 좋겠다. 

사회자께서는 지인들 중에서 거의 매일 같이 이메일을 보내서 ‘좋은 이야기’니까 읽어보라든지, ‘재밌는 농담’ 같은 걸 보내는 사람이 있나? 혹시 그런 지인이 있으면, 이메일을 보내지 말아야 달라고 부탁을 하든가, 아니면 회사 이메일이 아니라 개인 이메일을 알려주는 게 좋다. 아니면, 정크메일을 보내는 사람 목록에 살짝 집어 넣고, 스팸메일함에 자동적으로 쌓이도록 하면 된다.

5. 이메일에 대해 이야기했는데, 정보를 간결하게 관리하기 위한 실천적인 방법을 말씀해 주신다면?

로라 스택이라는 사람이 정보 관리의 방법으로 6가지를 제시했는데, 영어 앞글자가 모두 D로 시작하기 때문에 ‘6D 시스템’이라고 부른다. 먼저 첫 번째 ‘D’는 무엇을 말하는 걸까? 바로 Discard, ‘폐기’하라는 것이다. 정보가 넘쳐 들어오니까 들어오는 족족 폐기하고 잊어버리라는 것이다. 아까 말씀 드린 정크메일 관리도 쓸데 없는 정보를 폐기하라는 게 핵심이었다. 

그런데 왜 정보를 폐기하지 못하는 걸까? “언젠가 이 정보가 필요할지 모르니까....”라고 생각하기 때문에 못 버리는 거다. 정보가 들어오면 “왜 이 정보를 보관해야 하지?”라고 물어야 한다. 이유가 타당하지 않으면, 미련없이 폐기하는 게 좋다. 어차피 그렇게 ‘버림 받은’ 정보는 나중에 필요하지 않다. 만약에 필요하다면 시간이 좀 지나서 다른 경로를 통해 또 들어오기 마련이다.

6. 두 번째 D는 무엇인가?

바로 ‘Delegate’, 위임하라는 뜻이다. 정보가 들어오면, 그 정보가 필요한 사람에게 주고 ‘본인은 그 정보를 잊어버리는 것’이다. 이메일이 본인에게 도착하면, 그 이메일이 필요한 사람에게 전달한 다음에 그 이메일을 받은 편지함에서 없애 버리면 된다. 자기가 처리해야 할 이메일을 남에게 책임 전가하는 것은 안 되지만, 모든 정보를 본인이 다 처리하려는 것도 위험하다.

세 번째 D는 ‘Do’인데, ‘바로 실행하라’는 뜻이다. 만일 이메일을 받고서 본인이 처리해야 한다면, 시간을 끌지 말고 바로 실행하라는 것이다. 실행하고 나서 일처리가 완료되면, 받은 편지함에서 이메일을 깨끗하게 삭제하면 된다.

7. 나머지 D에 대해 설명해 주신다면?

네 번째 D는 ‘Date’, 즉 ‘날짜를 지정하라는 것’이다. 방금 ‘본인이 처리해야 한다면 바로 하라’고 말했는데, 경우에 따라서는 바로 실행하지 못하는 경우도 있다. 다른 사람들과 같이 처리해야 하는 일이면, 바로 실행하지 못하고 지체할 수밖에 없는데, 그렇다면 ‘언제까지 처리하겠다’라고 기일을 정해두어야 한다. 그냥 ‘나중에 할일’, ‘미결상태’...이렇게 뭉뚱그리면 안 된다. 다섯 번째 D는 ‘서랍’이라는 뜻의 ‘Drawer’다. 정보 중에는 나중에 꼭 필요한 정보도 있다. 그런 정보는 반드시 서랍 속에 잘 정리해서 넣어야 한다. 여기서 서랍이란 진짜 서랍이 아니라, 자기만의 방식으로 잘 정리해 두라는 것이다. 

나도 이런 방법을 잘 쓴다. 나는 <색다른 자기경영>이라는 파일을 가지고 있는데, 이런 저런 소스에서 정보를 얻으면 ‘이런 주제로 나중에 이야기하면 좋겠다’ 싶은 것을 메모한 다음에, 그 소스가 어딘지 함께 적어 놓는다. 그리고 그냥 마음 편하게 잊어 버리고 있다가, 일요일 저녁 때가 되면, 그 파일을 보고 <색다른 자기경영>에서 할 말을 정리하곤 한다. 마지막 6번째 D는 Deter라는 말인데, ‘저지한다’는 뜻이다. 아까 설명했듯이, 쓸데 없는 이메일이 들어오지 못하도록 막으라는 뜻이다. 정보가 넘치지 않게 하려면 말이다.

8. ‘폐기, 위임, 실행, 날짜지정, 보관, 저지’....이렇게 6D 시스템을 정리할 수 있다. 

마지막으로, 정보를 깨끗하게 잘 정리하는 방법으로 청취자들이 알아두면 좋은 팁이 있다면? 

지금 사용하는 각자 PC에는 여러 가지 문서나 자료, 사진, 동영상.... 같은 것이 많이 저장돼 있을 텐데, 한번 파일이 얼마나 있는지, 자신의 폴더가 체계적으로 정리되어 있는지 확인해보기 바란다. 많은 경우, 한번도 클릭하지 않은 파일들이 굉장히 많고, 중복 저장된 파일도 많다는 것을 알 수 있을 것이다. 6D 시스템의 첫 번째 원칙이 무엇인가? 바로 “폐기”다. 가장 중요하기 때문에 6D시스템에서 제일 먼저 나온 것이다. “왜 이 파일이 나에게 필요하지?”라고 물어본 다음에, 별로 필요없다면 과감하게 지우기 바란다. 어차피 앞으로 PC를 버리기 전까지 절대로 안 열어볼 것이기 때문이다. 

집도 대청소를 하듯이, 6개월에 한번 정도 대대적으로 PC를 대청소해야 한다. 쓸데 없는 파일을 없애 버리면, 꼭 필요한 파일이 더 눈에 잘 들어오고, 하드디스크 용량도 절약할 수 있다.

(끝)

참고도서 : <적게 일하고도 많이 성취하는 사람의 비밀>