스마트하게 일하기 위한 SMART원칙

 

부산교통방송과 함께 한 <유정식의 색다른 자기경영> 

[스마트하게 일하기 위한 SMART 원칙] 2013년 6월 4일(화) 방송분입니다.

 

1. 인퓨처컨설팅의 유정식 대표와 연결돼 있습니다. 오늘은 어떤 이야기를 해볼까요?

 

색다른 자기경영 첫 시간에 ‘야근하지 말자’에 대해 이야기했었는데, 야근을 줄이려면 개인적으로도 노력을 해야 한다고 말씀 드렸다. 일을 집중적으로 하고, 가능하면 일을 미루지 않고 해야 일과시간 내에 일을 끝내고 일찍 퇴근할 수 있다고 했는데, 오늘은 그 방법에 대해 좀더 구체적으로 이야기해볼까 한다. 내가 그렇게 일 잘하는 사람은 아니지만, 낮에 집중하면 그날 수행할 일은 충분히 낮에 완료할 수 있다고 생각한다. 일을 일찍 끝내고 퇴근한 후에 자신이나 가족을 위해 시간을 보내야 ‘스마트’한 직장인이라고 할 수 있다. 그래서 스마트하게 일하기 위한 원칙들을 소개하려고 한다.

 

 

2. 스마트하게 일하기 위한 원칙? 그게 어떤 것인가?

 

모두 5가지 원칙이 있는데, 영어 단어의 앞글자를 따서 S / M / A / R / T, 즉 ‘SMART’ 원칙이라고 외우면 좋다. 스마트하게 일하려면 SMART원칙을 기억하면 된다. 영어 단어로 말씀 드려야 하는데, 청취자들의 양해를 바란다. 

 

먼저 ‘S(에스)’는 ‘Single-Tasking(싱글 태스킹)’을 말한다. 다시 말해서, 한번에 한 가지 일만 집중해야 한다. 여러 가지 일을 한꺼번에 벌여 놓고 동시에 멀티 태스킹이라고 하는데, 우리의 뇌는 멀티 태스킹을 잘 수행하지 못한다. 이건 인간의 뇌 연구로 알려진 것인데, 사람들은 한꺼번에 두 가지 이상의 일을 하면 일을 잘한다고 착각하지만, 멀티 태스킹은 스마트하게 일하는 방법이 절대로 아니다.

 

 

 

 

3. 한꺼번에 여러 가지 일을 하면 좋은 것 아닌가? 멀티 태스킹이 왜 안 좋은가?

 

요즘 뉴스를 보면 앵커가 말을 하는 동안 화면 하단에 주식 정보가 빠르게 흘러간다. 시청자들은 그걸 보면서 동시에 많은 정보를 얻는다고 착각하지만, 사실 나중에 물어보면 앵커가 어떤 말을 했는지 기억하는 정도가 매우 떨어진다고 한다. 하나의 일을 하다가 다른 일로 쉽게 전환되지 못한다. 연구에 따르면, 다른 일로 전환하는 데 걸리는 시간이 25분이나 된다고 한다. 멀티 태스킹을 많이 하게 되면 이렇게 워밍업 하느라 시간을 다 보내고, 정작 일할 시간은 줄어들 수밖에 없다.

 

멀티 태스킹 때문에 불행한 일도 많이 생긴다. 1995년에 티모시 마이어란 고등학생이 횡단보도를 건나다가 차에 치여서 목숨을 잃는 사건이 있었는데, 운전자가 전화 통화를 하면서 운전을 하다가 발생한 사건이었다. 그 아이의 아버지가 바로 심리학자인 에드워드 마이어였는데, 마이어는 그 사건 후에 멀티 태스킹이 불가능하고 위험하다는 연구 결과를 내놓았다. '한번에 한 가지 일'만 해야 한다. 여러 일을 동시에 하지 말아야 한다. 우선순위에 따라 한 가지 일을 완벽히 끝내는 것이 스마트하게 일하는 방법이다.

 

 

4. 그 다음, M은 무엇을 말하는가?

 

‘Minimize(미니마이즈)’를 M을 말한다. 즉, 일을 줄이라는 것이다. 일 욕심이 많은 사람들이 멀티 태스킹하는 이유는 다른 사람들에게 ‘난 이렇게 일을 많이 한다’고 보여주고 싶은 것도 있다. 일 많이 했다는 걸 증명하려고 ‘양을 늘리는 경향’이 있다. 일 못하는 사람일수록 군더더기가 많다. 보고서도 10장이면 충분한데, 그걸 억지로 늘려서 50장, 100장을 만들어낸다. 양으로 승부해야 인정을 받는다고 생각하기 때문이다. 이건 전혀 스마트한 생각이 아니다.

 

스마트하게 일하려면, 업무의 핵심이 무엇인가 고민해야 하고, 일하는 과정을 간결하게 만들어야 한다. 간결하게 일하려고 하면 야근할 필요가 전혀 없다. 일이 범위가 넓으면, 작게 나눈 후에 하나씩 '격파'하는 방법으로 쓰면 좋다. 또한 상사가 큰 일을 맡겼다면, 어떻게 해야 일의 양을 효과적으로 줄이면서 원하는 결과를 얻을 수 있을지, 상사와 먼저 논의해야 서로에게 좋다. 스마트한 사람은 일을 줄이는 사람이란 걸 기억하기 바란다.

 

 

5. S와 M 다음은 A인데, 그건 무엇인가?

 

Action planning(액션 플래닝)을 말한다. 앞 단계에서 간결하게 일의 범위를 정했으면, 그것을 어떤 절차로 진행할지 세부적인 행동을 정해야 한다. 여행을 계획할 때 "이런 루트를 따라 가야겠다"라고 계획은 잘 세우면서도, 일을 할 때는 그렇게 하지 않는 사람들이 의외로 많다.

 

나는 일을 시작할 때 ‘할일 목록’을 만들어서 하나씩 지워가며 일을 진행하는데, 하나씩 지우는 재미가 빚을 갚는 것 같아서 후련하다. 할일 목록을 적어 놓고 하나씩 지워나가면, ‘내가 지금 어디쯤 와 있는지 잘 파악할 수도 있고, 더 빠른 지름길을 찾을 수도 있다. 일 못하는 직원들을 보면, 막연하게 일이 많다고 괴로워하기만 한다. 머리가 좋아야 스마트한 직원이 아니다. 차근차근 하나씩 일을 진행해 나가는 사람이 스마트한 사람이다.

 

 

6. 다음은 R인데, 그것 무엇인가?

 

좀 어려운 말일 수도 있는데, ‘Responsibility(리스판서빌러티)’, 즉 일하는 사람으로서 책임감 있게 행동하라는 것인데, 쉽게 말하면 일과시간엔 일에만 집중하라는 말이다. 직원들의 하루 일과를 관찰하면 오전엔 커피 마시고 동료와 이야기하면서 얼렁뚱땅 시간을 흘려 보낸다. 그리고 점심 먹고나서 좀 졸다가 오후 3시 정도부터 진짜 일을 시작하는 사람이 의외로 많다. 3시가 주식 시장이 폐장하는 시간이라서 그렇다는 이야기도 있다.

 

이런 업무 습관이 업무에 병목과 지체를 야기한다. 고속도로에서 어떤 차가 사고를 내면 그 뒤로 수십 Km의 정체가 발생하는 것과 마찬가지다. 머리를 식히기 위해 인터넷을 본다는지, 동료들과 잡담을 나누는 것도 어느 정도 필요하지만, 그게 좀 과하면 뒤에 해야 할 일이 눈덩이처럼 불어나 버려서 야근을 하지 않으면 안 되는 것이다. 스마트하게 일하는 사람은 일과시간에 우직하게 일에 집중하는 사람이란 걸 기억하기 바란다. 

 

 

7. 마지막으로 SMART의 끝은 T인데, 그것은 무엇인가?

 

T는 Time management(타임 매니지먼트)를 말한다. 시간을 잘 관리하라는 말인데, 하나의 업무를 시작할 때마다 언제까지 그것을 완료할지 명확하게 설정해야 한다. "그냥 한번 해보자. 어떻게든 끝나겠지"라고 생각하면 밤 12시가 넘어가도, 일주일이 지나가도 일이 완료되기 힘들다. 마감일을 설정하고 일에 집중하다 보면, 퇴근 시간이나 금요일이 다 되기도 전에 일이 끝나 있게 된다. 일이 주어질 때마다 얼마나 시간을 쓸지 등급을 매기면 좋다. 1시간짜리, 하루 짜리, 3일 짜리... 이런 식으로 정해 놓으면, 일이 차곡차곡 진행된다는 느낌이 들 것이다.

 

많은 사람들이 마감일에 임박했을 때 일을 하면 집중할 수 있고, 일이 잘 된다고 생각한다. 그러나 그것은 그냥 '기분이 그런 것'이다. 착각이다. 시간에 쫓겨서 만들어낸 결과물이 좋은 경우는 거의 없다. 뭐라고 지적하면 "시간을 좀더 주면 더 잘 할 수 있을 텐데..."라고 변명하는 사람이 많다. 일이 주어지면 마감일이 언제이건 간에 바로바로 끝내는 게 스마트하게 일하는 방법이다. 일을 좀 일찍 끝내놓고 천천히 검토할 시간을 가질 수도 있기 때문이다.

 

 

8. 지금까지 스마트하게 일하기 위한 SMART원칙을 말씀하셨는데, 간단하게 한 가지 포인트를 더 말씀해 주신다면?

 

SMART원칙이 지켜지기 위해서 가장 중요한 포인트는 절대로 '미루지 말고 바로 실천해야 한다'는 것이다. 지난 번에 ‘미루는 습관을 없애자’란 주제로 말씀 드린 적이 있는데, 그때 말씀 드렸던 몇 가지 방법을 쓰기 바란다. 못 들으셨으면, 팟캐스트로 지금까지 방송된 것들을 다시 듣기할 수 있으니까, 검색해서 들어보기 바란다. 스마트하게 일하기 위한 SMART원칙은 사실 여러분이 다 아는 것들이다. 하지만, 안다고 해서 행동하는 것은 아니다. 5가지 원칙을 실행하기 어렵다면 한 두 개만이라도 꼭 실천해 보기 바란다.

 

(끝)

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