직원에게 일을 잘 시키기 위한 방법 6가지
훌륭한 리더란 어떤 의미에서 직원들에게 '일을 잘 시키는 사람'이라고 정의할 수 있다. 일을 제대로 위임하지 않은 채 리더가 모든 걸 혼자 감당하려 한다면 팀원들이 스스로 업무를 수행할 능력을 키울 수 없을 뿐만 아니라 팀의 장기적인 성과도 저하되고 만다. 무엇보다 리더 자신이 먼저 번아웃되어 버릴 뿐만 아니라 세세한 것까지 본인이 챙기는 탓에 '마이크로 매니저'란 오명을 덮어 쓴다. 이렇게 직원들에게 일을 잘 위임하지 못하는 이유는 리더가 다음과 같은 생각에 매몰되어 있기 때문이다.
1. 팀원들에게 업무 부담을 가중시키고 싶지 않다
2. 팀원에게 업무를 맡기면 잘하지 못할 것 같다
3. 내가 직접 하는 게 더 효과적이고 더 빠르다
4. 팀원들에게 일하는 방법을 일일이 가르칠 시간이 없다
하지만 이보다 더 큰 문제를 일으키는 리더는 '아무 생각없이' 팀원들에게 일을 마구 시키는 사람이다. 구체적인 방향 없이 생각날 때마다 이메일이나 메신저를 날려 업무를 지시하고서 결과를 빨리 내놓기를 강요하거나, 너무 많은 일을 시킨 나머지 정작 어떤 업무를 팀원들이 수행하고 있는지 기억조차 하지 못하는 리더들이 생각 외로 많다. 직원들에게 '잘못 일을 시키는' 오류를 범하지 않으려면 어떻게 해야 할까? 일을 잘 시키기 위한 올바른 방법은 무엇일까? <Awake Leadership>의 저자 힐러리 제인 그로스코프(Hilary Jane Grosskopf)는 일을 시킬 때 다음과 같은 6가지를 준수해야 한다고 조언한다.
첫째, 가능한 한 대면하여 일을 지시하라.
이메일이나 메신저를 통해 업무를 지시하면 뉘앙스가 제대로 전달되지 않아서 상대방이 업무의 방향을 올바르게 인식하지 못한다. 사정상 이메일이나 메신저로 사용했더라도 나중에 대면하여 다시 업무를 명확하게 지시해야 한다. 또한 대면으로 지시해야 팀원으로 하여금 업무의 중요성을 느끼게 할 수 있다.
둘째, 지시하는 업무가 회사에 얼마나 필요한 일인지를 팀원에게 설명하라.
단순히 해야 할 일을 알리기 전에 왜 이 이 일을 해야 하는가, 이 일이 회사에 얼마나 중요한가를 일깨워 줘야 한다. 필요하다면, 일을 지시 받은 팀원에게 그 일의 중요성과 필요성을 말해보라고 요구하라. 일을 해야 하는 이유를 팀원이 명확하게 인지할 때 성과를 내고자 하는 동기가 유발되는 법이다.
셋째, 구체적으로 지시하라.
업무를 언제까지 끝내야 하는지, 기대하는 아웃풋 이미지가 어떤 것인지 등을 가능한 한 상세하게 알려라. 완료 일정이 현실적인지를 확인하고, 이미 수행 중인 업무가 있다면 우선순위를 어떻게 조정할지 팀원과 합의하라. 또한 중간 중간에 어떤 일정으로 피드백할지 정하는 것도 중요하다. 이렇게 해야 업무가 완료되지 않아 발생할 수 있는 문제를 미연에 방지할 수 있다.
넷째, 일의 방향을 명확하게 하되 그 수행 방법은 팀원에게 일임하라.
팀원이 어디서부터 시작해야 할지 혼란스러워 하는 경우라면 리더가 멘토 역할을 해서 팀원을 가이드할 필요가 있지만, 그렇지 않다면 팀원이 재량껏 세부적인 수행방법을 정하도록 해야 한다. 특히 어느 정도 경력이 있는 팀원이라면 리더는 지원하는 역할로 그쳐야 한다. 그렇지 않으면 마이크로 매니저라는 소리를 듣게 된다.
다섯째, 팀원이 지원을 요청하면 언제든지 응하라.
일을 지시해 놓고 완전히 신경을 끄는 것이 '위임'은 아니다. 정기적으로 팀원에게 필요한 지원이 무엇인지 확인하고, 팀원이 요청하면 적절하게 자원과 인맥 등을 지원하도록 노력해야 한다.
여섯째, 계속 관찰하고 정기적으로 피드백하라.
일의 성격에 따라 일주일 혹은 2주 단위로 한번씩 팀원을 만나 업무의 진행 상황을 체크하고 어떤 애로사항이 있는지, 무엇을 어떻게 지원할지, 기존의 업무 수행 계획을 변경할 필요가 있는지 등을 확인하고 피드백하라. 너무나 자주 아무때나 피드백하면 팀원들은 리더가 지나치게 간섭한다고 느끼고 자신들을 신뢰하지 않는다고 여긴다. 팀원들이 업무를 제대로 하지 못한다고 생각되더라도 가능한 한 정해진 시간에 피드백하는 것이 좋다.
서두에서 언급했듯이 리더는 '일을 시키는 사람'이라고 정의할 수 있다. 팀원들에게 일을 효과적으로 시킴으로써 팀과 회사 전체의 성과를 달성하도록 이끄는 사람이기 때문이다. 하지만 일을 잘 시키는 리더는 생각보다 어려운데, 그 이유는 위의 여섯 가지 준수사항은 말보다는 실천이 중요하기 때문이다. 매주 금요일 오후에 '내가 팀원들에게 일을 잘 시켰는지', '팀원들 각자 어떤 업무를 어떻게 수행하고 있는지' 등을 확인하고 다음주에는 어떻게 본인의 '일 시키는 기술'을 개선할지 등을 반성하고 실천해야 한다. 훌륭한 리더십은 이렇게 구체적이고 실질적인 기술을 교육하고 연마하는 과정에서 함양된다.